RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS Article 1 – Généralités

                                                         Mission de l’organisme

 " Répit du travailleur "

                                  Activité de la maison d’hébergement répit-courte durée              

                                                     Organisme de bienfaisance 

RÈGLEMENTS ADMINISTRATIFS

Règlements administratifs portant sur le fonctionnement de :

RÉPIT DU TRAVAILLEUR – WORKER REST

IL est décrété les dispositions suivantes constituent les règlements administratifs de l'organisation :

Article 1 – Généralités Annexe 1-2-3-4 Gestion interne

 

1.01 - Définitions

À moins que le contexte n'indique un sens différent, dans le présent règlement administratif et tous les autres règlements administratifs de l'organisation : 

a. « assemblée de membres » s'entend d'une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres; « assemblée extraordinaire de membres » s'entend d'une assemblée d'une ou de plusieurs catégories de membres ou d'une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle de membres;

b. « conseil d'administration » s'entend du conseil d'administration de l'organisation et « administrateur » s'entend d'un membre du conseil;

c. « Loi » la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications;

d. « proposition » s'entend d'une proposition présentée par un membre de l'organisation qui répond aux exigences de l'article 163 (Proposition d'un membre) de la Loi;

e. « règlement » désigne tout règlement pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mises à jour, qui sont en vigueur;

f. « règlement administratif » désigne les présents règlements administratifs et tous les autres règlements administratifs de l'organisation ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur;

g. « résolution extraordinaire » s'entend d'une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées;

h. « résolution ordinaire » s'entend d'une résolution adoptée à la majorité (par exemple plus de 50 %) des voix exprimées;

i « statuts » désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d'arrangement et les statuts de reconstitution. 

1.02 – Interprétation

Dans l’interprétation du présent règlement administratif, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme non doté d’une personnalité morale. Autrement que tel que spécifié au point 1.01 ci-haut, les mots et les expressions définis dans la loi ont la même signification lorsqu’ils sont utilisés dans les présents règlements administratifs.

1.03 Sceau de l’organisation

L’organisation peut avoir son propre sceau, qui doit être approuvé par le conseil d’administration. Le secrétaire de l’organisation est le dépositaire de tout sceau approuvé par le conseil d’administration.

1.04 Signature des documents 

Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de l’organisation peuvent être signés par deux (2) de ses dirigeants ou administrateurs. En outre, le conseil d’administration peut déterminer la manière dont un document particulier ou un type de document doit être signé et désigner le ou les signataires. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de l’organisation, le cas échéant, sur le document en question. Tout signataire autorisé peut certifier qu’une copie d’un document, d’une résolution, d’un règlement administratif ou de tout autres documents de l’organisation est conforme à l’original.

1.05 Fin de l’exercice

La fin de l’exercice de l’organisme est déterminée par le conseil d’administration.

1.06 Opérations bancaires 

Les opérations bancaires de l’organisation sont effectuées dans une banque, une société de fiducie ou une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada ou ailleurs et désignée, nommée ou autorisée par résolution du conseil d’administration. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par un ou plusieurs dirigeants de l’organisation ou d’autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du conseil d’administration.

1.07 États financiers annuels

Au lieu d’envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 172(1) (États financiers annuels) de la loi, l’organisation peut publier un avis indiquant que ces documents peuvent être obtenus au siège de l’organisation et que tout membre peut, sur demande, en recevoir une copie sans frais au siège même ou par courrier affranchi.

Article 2 - Adhésion – Questions nécessitant une résolution extraordinaire

 

2.01 Conditions d’adhésion

Sous réserve des statuts, l'organisation compte deux (2) catégories de membres, à savoir les catégories A et B. Le conseil d'administration peut, par résolution ordinaire, approuver l'admission des membres de l'organisation. Les membres peuvent aussi être admis d'une autre manière déterminée par résolution du conseil d'administration. Les conditions d'adhésion s'établissent comme suit :

 

Membres de catégorie A

 

a.    Le titre de membres de catégorie A est réservé aux personnes qui œuvrent activement au sein de l’organisation, incluant donc les bénévoles « actifs » stagiaires non rémunérés, c’est-à-dire qu’ils posent des gestes ou donnent de leur temps pour la réalisation des activités et l’accomplissement de la mission de l’organisme) qui doivent avoir un droit de vote au sein de l'organisation] qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres votants de catégorie A dans l'organisation.

 

b.    La période d'adhésion d'un membre votant de catégorie A est d'une (1) année, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l'organisation.

c.     Tel qu'indiqué dans les statuts, chaque membre votant de catégorie A a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l'organisation et d'assister à ces assemblées et y disposer d'une voix.

 

Membres de catégorie B

 

a.    Le titre de membres de catégorie B est réservé aux usagers bénéficiaires, patients, clients, résidents de   l’organisation) qui ne doivent pas avoir un droit de vote au sein de l'organisation] qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres non votants de catégorie B dans l'organisation

b.    La période d'adhésion d'un membre non votant de catégorie B est d'une (1) année, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l'organisation.

c.     Sous réserve de la Loi et des statuts, un membre non votant de catégorie B n'a pas le droit de recevoir un avis des assemblées des membres de l'organisation, d'assister à ces assemblées ni d'y exercer un droit de vote. 

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier à cet article des règlements administratifs si les modifications    

2.02 Avis d’assemblée des membres

Un avis faisant état des dates, heure et lieu d’une assemblée de membres sont envoyés à chaque membre habile à voter selon au moins une des méthodes suivantes :

a. par la poste, par messager ou en mains propres, l’avis étant envoyé à chaque membre habile à voter à l’assemblée, au cours de la période commençant soixante (60) jours avant la date de l’assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant ;

b. par tout moyen de communication téléphonique, électronique ou autres, l’avis étant communiqué à chaque membre habile à voter à l’assemblée, au cours de la période commençant trente-cinq (35) jours avant la date de l’assemblée et se terminant vingt et un (21) jours avant⁵.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l’organisation afin de changer les façons d’aviser les membres habiles à voter aux assemblées de membres.

2.03 Vote des membres absents par la poste⁶

En vertu du paragraphe 171(1) (Vote des membres absents) de la loi, un membre habile à voter à une assemblée des membres peut exercer ce droit en utilisant un bulletin de vote envoyé par la poste si l’organisation a mis en place un système qui permet à la fois :

a. de recueillir le vote de façon à ce qu’il puisse être vérifié subséquemment ;

b. de présenter à l’organisation le résultat du vote sans toutefois qu’il ne soit possible pour celle-ci de savoir quel a été le vote du membre.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour modifier les règlements administratifs de l’organisation afin de changer les méthodes selon lesquelles les membres qui ne sont pas présents à l’assemblée des membres sont autorisés à voter.

Article 3 - Droit d’adhésion, fin de l’adhésion et mesures disciplinaires

3.01 Droits d'adhésion

 

Les membres seront avisés par écrit des droits d'adhésion qu'ils sont tenus de payer. Tout membre qui omet de verser ces droits dans un délai d'un (1) mois suivant la date de renouvellement de son adhésion sera privé automatiquement de son statut de membre de l'organisation.

 

3.02 de l'adhésion

 

Le statut de membre de l'organisation prend fin dans l'un ou l'autre des cas suivants :

 

a.    le décès du membre ou, dans le cas d'un membre constitué en personne morale, la dissolution de la personne morale;

 

b.    l'omission par le membre de maintenir les conditions requises pour être membre énoncées à l'article 2.01 du présent règlement administratif;

 

c.     la démission du membre signifiée par écrit au président du conseil d'administration de l'organisation, auquel cas la démission prend effet à la date précisée dans l'avis de démission;

d.    l'expulsion du membre en conformité avec l'article 3.03 ci-après ou la perte du statut de membre d'une autre manière en conformité avec les statuts ou les règlements administratifs;

 

e.    l'expiration de la période d'adhésion;

 

f.     la liquidation ou la dissolution de l'organisation en vertu de la Loi.

Sous réserve des statuts, l'extinction de l'adhésion entraîne l'extinction des droits du membre, notamment ceux qu'il a à l'égard des biens de l'organisation.

3.03 Fin de l’adhésion

Le statut de membres de l’organisation prend fin dans l’un ou l’autre des cas suivants :

a.   le décès du membre ou, dans le cas d’un membre constitué en personne morale, la dissolution de la personne morale ;  

b.   l’omission par le membre de maintenir les conditions requises pour être membres énoncés à l’article 2.01 du présent règlement administratif ;

c.   la démission du membre signifiée par écrit au président du conseil d’administration de l’organisation, auquel cas la démission prend effet à la date précisée dans l’avis de démission;

d.   l’expulsion du membre en conformité avec l’article 3.03 ci-après ou la perte du statut de membre d’une autre manière en conformité avec les statuts ou les règlements administratifs;

e.   l’expiration de la période d’adhésion ;

f.    la liquidation ou la dissolution de l’organisation en vertu de la loi.

Sous réserve des statuts, l’extinction de l’adhésion entraîne l’extinction des droits du membre, notamment ceux qu’il a à l’égard des biens de l’organisation.

3.04 Mesure disciplinaire contre les membres

Le conseil d’administration est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de l’organisation pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

a.   la violation d’une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l’organisation ;

b.   une conduite susceptible de porter préjudice à l’organisation, selon l’avis du conseil d’administration à son entière discrétion ;

      c.   toute autre raison que le conseil d’administration juge raisonnable, à son entière discrétion, en                     considération de la déclaration d’intention de l’organisation.

Si le conseil d’administration détermine qu’un membre doit être suspendu ou expulsé de l’organisation, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, donne aux membres un avis de suspension ou d’expulsion de vingt (20) jours et lui indique les raisons qui motivent la suspension ou l’expulsion proposée. Au cours de cette période de vingt (20) jours, le membre peut transmettre au président, ou à tout autre dirigeant désigné par le conseil, une réponse écrite à l’avis reçu. Si aucune réponse écrite conformément à cette disposition, le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, pourra aviser le membre qu’il est suspendu ou exclu de l’organisation. Si le président, ou tout autre dirigeant désigné par le conseil, reçoit une réponse écrite en conformité avec le présent article, le conseil d'administration examinera pour en arriver à une décision finale et il informera le membre de cette décision finale dans un délai de vingt (20) jours supplémentaires à compter de la date de réception de la réponse. La décision du conseil d’administration est finale et exécutoire et le membre n’a aucun droit d’appel.

3.05 Intégrité

Toute personne qui a connaissance de faits pouvant remettre en question la nomination d’un membre doit le signaler au conseil d’administration.

Article 4 - Assemblées des membres

4.01 Personnes en droit d’assister à une assemblée

Les seules personnes en droit d’assister à une assemblée sont celles habiles à voter à cette assemblée, les administrateurs et l’expert-comptable de l’organisation ainsi que toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des règlements administratifs de l’organisation. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l’invitation du président de l’assemblée ou par résolution des membres.

4.02 Président d'assemblée

 

Si le président et le vice-président du conseil d'administration sont absents, les membres présents qui sont habiles à voter à l'assemblée choisissent l'un d'entre eux pour présider l'assemblée.

 

4.03 Quorum

Le quorum fixé pour toute assemblée des membres (à moins que la loi n’exige un nombre plus élevé de membres) correspond à dix pour cent (10) des voix exprimées par les membres habiles à voter à l’assemblée. Il suffit que le quorum soit atteint à l’ouverture de l’assemblée pour que les membres puissent délibérer.

4.04 Voix prépondérantes

À moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix lors de toute assemblée des membres. En cas d’égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président de l’assemblée vote une deuxième fois.

Article 5 - Administrateurs

5.01 Élections et mandat

Sous réserve des statuts, les membres élisent les administrateurs lors de leur première assemblée et de chaque assemblée annuelle où une élection des administrateurs est requise. Les administrateurs sont élus pour un mandat se terminant au plus tard à la clôture de la troisième assemblée annuelle suivante.

Article 6 - Réunions du conseil d’administration

6.01 Convocation de réunions

Les réunions du conseil d’administration peuvent être convoquées par son président, son vice-président ou par deux (2) administrateurs à n’importe quel moment. Toutefois, la première réunion suivant la constitution de l’organisation peut être convoquée par n’importe quel administrateur ou fondateur¹⁴ . Si l’organisation compte un (1) seul administrateur, celui-ci peut convoquer et tenir une réunion.

6.02 Avis de réunion

Un avis précisant les dates, heure et lieu d'une réunion du conseil d'administration est donné à chaque administrateur de l'organisation au plus tard sept (7) jours avant la date prévue. L'avis est donné selon une des méthodes suivantes :

a. livré en mains propres à la dernière adresse figurant sur le dernier avis envoyé par l'organisation conformément aux articles 128 (Liste des administrateurs) ou 134 (Avis de changement d'administrateurs);

b. posté par courrier ordinaire prépayé à l'adresse de l'administrateur tel qu'établi au paragraphe a);

c. par communication téléphonique, électronique ou autre à l'adresse de l'administrateur figurant dans les registres de l'organisation à cette fin ;

d.    par document électronique conformément à la partie 17 de la Loi.

 

Cet avis n'est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu'aucun d'entre eux ne s'oppose à la tenue de la réunion ou que les administrateurs absents ont renoncé à l'avis ou approuvé autrement la tenue de la réunion en question. L'avis d'ajournement d'une réunion n'est pas nécessaire si les date, heure et lieu de la réunion ajournée sont annoncés à la réunion initiale. Sauf disposition contraire du règlement administratif, il n'est pas nécessaire que l'avis de réunion du conseil d'administration précise l'objet ou l'ordre du jour de la réunion, mais cet avis fait état de tout élément visé au paragraphe 138(2) (Limites) de la Loi qui sera abordé lors de la réunion. 

 

6.03 Réunions ordinaires

Le conseil d’administration peut désigner une ou plusieurs journées d’un ou de plusieurs mois pour des réunions ordinaires dont l’heure et le lieu seront fixés par la suite. Une copie de toute résolution du conseil fixant l’heure et le lieu des réunions ordinaires du conseil d’administration est envoyée à chaque administrateur immédiatement après son adoption. Aucun autre avis n’est nécessaire pour une autre réunion ordinaire sauf si le paragraphe 136(3) (Avis de la réunion) de la Loi exige que l’objet ou l’ordre du jour soient précisés dans l’avis.

6.04 Voix prépondérante

Dans toutes les réunions du conseil d’administration, la décision concernant une question donnée est rendue à la majorité des voix exprimées sur cette question. En cas d’égalité, le président de la réunion vote une deuxième fois.

6.05 Comités

S’il le juge nécessaire ou approprié à cette fin et sous réserve de la loi, le conseil d’administration peut déléguer certains pouvoirs à un comité ou à un organe consultatif. Sous réserve des règlements où des instructions émanant du conseil d’administration, ce comité peut établir lui-même ses règles de procédure. Tout membre d’un comité peut être destitué par résolution du conseil d’administration.

Article 7 - Dirigeants

7.01 Description des postes

Sauf indication contraire de la part du conseil d’administration, peut, sous réserve des dispositions de la loi, modifier, restreindre ou accroître ces fonctions et pouvoirs), si des postes sont créés au sein de l’organisation et que des dirigeants y sont nommés, leurs titulaires exercent les fonctions et les pouvoirs suivants :

Le bureau de direction est l’organe dirigeant permanent de l’organisme. 

Il se compose habituellement d’une présidence, d’une vice-présidence, d’un secrétariat et d’une trésorerie ;

Le bureau de direction peut choisir de déléguer certaines responsabilités. Cependant, les administrateurs demeurent ultimement liés à ces responsabilités ;

a. Président du conseil d'administration – Le président du conseil d'administration est un administrateur. Il doit présider toutes les réunions du conseil d'administration et les assemblées des membres auxquelles il participe. Le président est le porte-parole officiel de l’organisme et veille de façon générale à la bonne administration de l’organisme ; Ses fonctions et ses pouvoirs sont déterminés par le conseil d'administration.

b. Vice-président du conseil d'administration – Le vice-président du conseil d'administration est un administrateur. Si le président du conseil d'administration est absent ou est incapable d'exercer ses fonctions ou refuse de le faire, le vice-président du conseil d'administration, le cas échéant, préside toutes les réunions du conseil d'administration et toutes les assemblées des membres auxquelles il participe. Ses fonctions et ses pouvoirs sont déterminés par le conseil d'administration.

c. Président/Directeur général – Le président est le président-directeur général de l'organisation. Il est responsable de la mise en œuvre des plans stratégiques et des politiques de l'organisation. Sous réserve de l'autorité dévolue au conseil d'administration, le président assure la supervision générale des activités de l'organisation.

d. Secrétaire – Le secrétaire assiste à toutes les réunions du conseil d'administration et de ses comités ainsi qu'aux assemblées des membres et y exerce les fonctions de secrétaire de séance. Il consigne ou fait consigner dans le registre des procès-verbaux de l'organisation le procès-verbal de toutes ces réunions et assemblées. Chaque fois qu'il reçoit des indications en ce sens, le secrétaire donne ou fait donner un avis aux membres, aux administrateurs, à l'expert-comptable et aux membres des comités. Le secrétaire est le dépositaire de tous les livres, documents, registres et autres instruments appartenant à l'organisation.

e. Trésorier – Le trésorier ou la trésorière voit à la tenue des livres de l’organisme et à la présentation de toutes les activités financières de l’organisme ; Les fonctions et pouvoirs du trésorier sont déterminés par le conseil d'administration.

Les fonctions et pouvoirs de tous les autres dirigeants de l’organisation sont déterminés en fonction de leur mandat ou des exigences du conseil d’administration ou du président. Sous réserve de la Loi, le conseil d’administration peut modifier, accroître ou limiter les fonctions et les pouvoirs de tout dirigeant.

7.02 Vacance d'un poste

 

Sauf disposition contraire d'une convention écrite, le conseil d'administration peut, pour un motif valable ou sans raison particulière, destituer n'importe quel dirigeant de l'organisation. À moins d'être ainsi destitué, un dirigeant exerce ses fonctions jusqu'au premier des événements suivants :

a. son successeur a été nommé

b. le dirigeant a présenté sa démission

c. le dirigeant a cessé d'être un administrateur (s'il s'agit d'une condition de la nomination)

e.    le dirigeant est décédé.

 

Si le poste d'un dirigeant de l'organisation est ou deviendra vacant, les administrateurs peuvent nommer par résolution une personne pour le combler.

7.03 Règles de régie interne

Concernant la gestion et le fonctionnement de la corporation, le conseil d'administration peut établir des règles de régie interne qu’il juge utile et qui sont compatibles avec les règlements généraux. Ces règles de régie interne entrent en vigueur à la date où elles ont été établies et doivent être approuvées lors de la prochaine assemblée des membres. Si ces règles ne sont pas approuvées lors de cette assemblée, elles cessent d’être en vigueur à partir de la date de l’assemblée.

7.04 Présentation d’une proposition et résolution

Pour adopter une résolution, il faut d’abord une proposition présentée par un membre de l’assemblée.

La proposition doit être clairement formulée afin que ceux qui doivent l’étudier prennent une décision pour l’adopter ou la rejeter. Les membres peuvent discuter que d’une proposition à la fois. À la lecture de la proposition, le secrétaire dit qui en est l’auteur ; il demande si quelqu’un de l’assemblée veut la seconder. La proposition étant formulée, le secrétaire en fait la rédaction et doit la lire à l’assemblée pour ensuite procéder au vote. La proposition, une fois adoptée à l’unanimité, devient une résolution.

7.05 Droit de véto

Le droit de véto du président doit être exercé dans les intérêts de l’organisme

7.06 Procédure à suivre pour les réunions

Tous les membres reçoivent l’ordre du jour au moins une semaine à l’avance avec les documents qui l'accompagnent tant que possible, sinon les documents doivent être disponibles au bureau du conseil d’administration.

7.07 Décision et unanimité

Toute décision doit être décidée à l’unanimité. Toutes propositions, faute d’être justifiées, seront rejetées par l’exercice du droit de véto du président.

7.08 Droit de vote

Il faut être membre pour exercer le droit de vote lors de l’assemblée.

Article 8 – Avis

8.01 Mode de communication des avis

Tout avis (notamment toute communication ou tout document) à donner (notamment envoyer, livrer ou signifier), autre qu’un avis d’une assemblée des membres, en vertu de la loi, des statuts, des règlements administratifs ou d’une autre source à un membre, à un administrateur, à un dirigeant ou à un membre d’un comité du conseil d’administration ou à l’expert-comptable sera réputé avoir été donné dans l’un ou l’autre des cas suivants :

a. s’il est remis en mains propres au destinataire ou livré à son adresse figurant dans les registres de l’organisation ou, dans le cas d’un avis à un administrateur, à la dernière adresse figurant sur le dernier avis envoyé par l’organisation conformément aux articles 128 (Liste des administrateurs) ou 134 (Avis de changement au directeur) ;

b. s’il est posté au destinataire par courrier ordinaire ou service aérien payé d’avance à son adresse figurant dans les registres de l’organisation ;

c. s’il est transmis au destinataire par communication téléphonique, électronique ou autres à son adresse figurant dans les registres de l’organisation à cette fin ;

d. s’il est transmis sous la forme d’un document électronique conformément à la partie 17 de la loi.

Un avis ainsi transmis est réputé avoir été donné lorsqu’il est remis en mains propres ou livré à l’adresse figurant aux registres de l’organisation; un avis posté est réputé avoir été donné au moment où il est déposé dans un bureau de poste ou une boîte aux lettres publique; et un avis envoyé par tout moyen de communication consignée ou enregistrée est réputé avoir été donné lorsqu’il est transmis ou livré à l’entreprise ou à l’organisme de communication approprié ou à son représentant aux fins de transmission. Le secrétaire peut modifier ou faire modifier l’adresse figurant aux registres de l’organisation pour tout membre, administrateur, dirigeant, expert-comptable ou membre d’un comité du conseil d’administration conformément à l’information qu’il juge digne de foi. La déclaration par le secrétaire qu’un avis a été donné conformément au présent règlement administratif constitue une preuve suffisante et irréfutable de l’avis. La signature de tout administrateur ou dirigeant de l’organisation sur tout avis ou tout autre document que donnera l’organisation peut être manuscrite, apposée au moyen d’un tampon, tapée ou imprimée ou partiellement manuscrite, apposée au moyen d’un tampon, tapée ou imprimée.

8.02 Invalidité d’une disposition du présent règlement administratif

L’invalidité ou l’inapplicabilité d’une disposition du présent règlement administratif ne touche en rien la validité ni l’applicabilité des autres dispositions de ce règlement administratif.

8.03 Clause spéciale

Toute dérogation aux finalités des objets de la charte et des règlements généraux entraînera l’annulation de tout règlement et destitution de toute personne qui en est l’auteur après une décision du conseil d’administration. 

La personne aura droit au préalable de se justifier devant l’assemblée.

Tout membre peut porter plainte à cet effet. (Précité renvoi ; 9.01) auprès du conseil d’administration. Dès que le conseil d’administration reçoit la plainte, les activités du membre concerné par la plainte s’en trouvent suspendues, jusqu’à ce que le conseil prenne une décision.

8.04 Omissions et erreurs

La non-communication involontaire d’un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d’un comité du conseil d’administration ou à l’expert-comptable, la non-réception d’un avis par l’un de ses destinataires lorsque l’organisation a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans un avis, d’une erreur qui n’influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l’avis en question ou autrement fondée sur cet avis.

8.05 Révision des règlements 

Tout règlement en partie ou en tout qui va à l’encontre des intérêts de l’organisme peut être modifié ou révoqué dans les plus brefs délais par la signature obtenue des membres du conseil d’administration et entériné par l’assemblée qui suivra. 7.02 – Règles de régie interne - Les membres du conseil d’administration qui ne pourront être présents devront être avisés par écrit dans les plus brefs délais et conservent le droit de révision pour motif justifiable.

Article 9 - Règlement des différends

9.01 - Procédure de plainte 

Procédure de plainte contre un client, un membre ou du personnel, employé, bénévole, une entreprise ou autre genre de commerce, un premier avis doit être déposé par écrit indiquant le motif de la plainte suivi d’un premier avis avec une copie des règlements en vigueur amie aux personnes plaignantes et au client un membre ou du personnel, employé, bénévole stagiaire.

Deuxième avis (Tâche du conseil d’administration suivant les règlements de la corporation)

9.02 Mécanisme de règlement des différends

Si un différend ou une controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de l’organisation découlant des statuts ou des règlements administratifs ou s’y rapportant ou découlant de tout aspect du fonctionnement de l’organisation n’est pas réglé dans le cadre de réunions privées entre les parties, sans porter atteinte ou déroger de toute autre façon aux droits conférés aux membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité, employés ou bénévoles de l’organisation en vertu des statuts, des règlements administratifs ou de la loi, au lieu que ces personnes intentent une action en justice, le différend ou la controverse est réglé au moyen d’un mécanisme de règlement ci-après :

a. Le différend ou la controverse est d’abord soumis à un groupe de médiateurs. Une partie désigne un médiateur et l’autre partie (ou, s’il y a lieu, le conseil d’administration de l’organisation) en désigne un autre. Les deux médiateurs ainsi désignés désignent conjointement un troisième médiateur. Les trois médiateurs se réunissent alors avec les parties visées pour tenter d’en arriver à un règlement entre elles.

b. Avec l’accord des parties, le nombre de médiateurs peut être ramené de trois à un ou deux.

c. Si la médiation ne permet pas de régler le différend entre les parties, ces dernières conviennent de le régler par arbitrage en le soumettant à un seul arbitre, qui ne doit pas être l’un des médiateurs susmentionnés, conformément à la législation en matière d’arbitrage provincial ou territorial en vigueur dans la province ou le territoire où se trouve le siège de l’organisation ou selon les autres modalités convenues par les parties au différend. Les parties conviennent que toutes les procédures relatives à l’arbitrage sont confidentielles et que toute divulgation de quelque nature que ce soit est interdite. La décision de l’arbitre est finale et exécutoire et ne peut faire l’objet d’un appel sur une question de fait, une question de droit ou une question mixte de fait et de droit.

d. Tous les coûts liés aux médiateurs désignés conformément au présent article sont pris en charge à parts égales par les parties au différend ou à la controverse. Tous les coûts liés aux arbitres désignés conformément au présent article sont pris en charge par les parties, tels que déterminés par les arbitres.

9.03 Assurance responsabilité civile pour minimiser la responsabilité des administrateurs.

L’assurance sur la responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants est une mesure courante de gestion des risques utilisée par les organismes pour minimiser la responsabilité des administrateurs.

9.04 Publication d’information

Toute information publique concernant la corporation doit être rendue publique soit par Internet ou autrement (code Canadien des normes de la publicité)

9.05 Siège

Le siège de la corporation doit être situé dans le lieu où la municipalité et les provinces indiqué dans les lettres patentes. Le conseil d’administration peut déterminer par résolution l’adresse du siège, les membres peuvent, par voie de règlements spécifiques, changer le lieu où la municipalité et la province où est situé le siège de la corporation. Une copie du règlement approuvé par les deux tiers des membres doit être déposée auprès du ministre.

9.06 Rapport annuels, tenu de déposer un rapport annuel chaque année.

Article 10 - Entrée en vigueur

10.01 Entrée en vigueur

Sous réserve des questions qui nécessitent une résolution extraordinaire, les présents règlements administratifs entrent en vigueur dès leur adoption par le conseil d’administration.

NOUS CERTIFIONS que le présent règlement administratif no 1 a été adopté par résolution du conseil d’administration le ……… jour de / d’………. 2024 et confirmé par résolution extraordinaire des membres de l’organisation le ………. Jour de / d’………. 2024.

Daté le ……. Jour de / …………. 2024

__________________________________________________
[Nom de l’administrateur ou du dirigeant] 

__________________________________________________
[Nom de l’administrateur ou du dirigeant]

RÈGLEMENTS ADMINISTRATIF 

RÉPIT DU TRAVAILLEUR-WORKER REST

Annexe N^o 1 - Règlements administratifs - Gestion interne 

Les principales tâches des membres du bureau de direction 

La direction de l’organisme est responsable du suivi des opérations journalières de l’organisme. En outre, elle est responsable de :

Un conseil d’administration est responsable de prendre des décisions éclairées ; les activités opérationnelles relèvent de la direction;

Il est important de bien préciser les tâches de la direction dans l’offre d'emploi et son contrat d’embauche;

Les employés relèvent de la direction et ils doivent travailler de très près avec celle-ci;

L’appréciation du rendement est un outil conçu dans le but de renforcer la confiance et la compétence de l’employé; 

Mettre en œuvre les décisions de l’assemblée générale et du conseil d’administration;

Négocier les ententes de location et les achats de fourniture; 

Répondre aux besoins des membres;

Faire la promotion de l’organisme auprès des responsables gouvernementaux et des partenaires communautaires, en collaboration avec le conseil d’administration;

S’occuper de l’embauche et des questions des employés; 

Préparer les états financiers non vérifiés;

Suggérer des protocoles et des politiques pour améliorer le fonctionnement de l’organisme;

Identifier les ressources humaines, matérielles et financières nécessaires à la bonne marche de l’organisme;

Assurer une communication constante avec la présidence;

La présidence :

La présidence a tous les pouvoirs concernant la représentation de l’organisme à l’extérieur. Elle signe tous les contrats qui engagent l’organisme (contrat de travail, banque, convention…) après avoir obtenu l’approbation du conseil d’administration.

La présidence peut déléguer son pouvoir, mais il doit y avoir une preuve de cette délégation. Ainsi, si elle délègue à la trésorerie la gestion des finances de l’organisme, elle doit se tenir régulièrement informée des questions financières. De même, elle peut déléguer la responsabilité de comités à certains membres du conseil d’administration, mais elle doit s’assurer que les membres accomplissent ce mandat correctement.

Comprend bien les rôles et les responsabilités des administrateurs et des employés permanents ;

Pose des questions liées à la bonne marche de l’organisme ;

Prépare la relève et sait quand vient le temps de céder sa place.

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Annexe N^o 2 - Règlements administratifs - Gestion interne 

Les principaux documents juridiques et les politiques d’un organisme  

Les statuts et règlements représentent le guide de fonctionnement de l’organisme;

Les statuts et règlements sont adoptés en assemblée générale;

Les statuts indiquent généralement le nom de l’organisme, sa vision et sa mission, son siège social et sa juridiction;

Les règlements forment l’ensemble des règles d’organisation d’un organisme et comprennent, entre autres, des articles sur les membres, la tenue et le fonctionnement de l’assemblée générale, la tenue et le fonctionnement des réunions du conseil d’administration, les fonctions des membres du bureau de direction, les finances;

La direction de l’organisme est souvent responsable du secteur administratif, mais il ne faut pas oublier que ce sont les membres du conseil d’administration qui sont ultimement responsables des opérations de l’organisme.

Pour assurer le fonctionnement efficace et harmonieux de l’organisme, le conseil d’administration doit bien comprendre ses rôles et responsabilités, ainsi que ceux de la direction; 

Il est raisonnable de présumer que de bonnes conditions de travail jouent aussi un rôle dans le rendement de l’employé; 

Aucun indicateur de la qualité des emplois n’est plus important qu’un autre. Un employé tient compte de l’ensemble des indicateurs avant de déterminer si un emploi s’avère intéressant ou non; 

Le conseil d’administration doit tenir compte de ces indicateurs pour assurer les meilleures conditions de travail possibles; 

Le manuel de politiques des conditions de travail est un document du conseil d’administration qui détaille les conditions de travail de l’employé; 

« Le guide de gestion des bénévoles » (PDF)

https://volunteer.ca/vdemo/EngagingVolunteers_DOCS/VMH_Fre_2016_v2.pdf

Site de référence :  https://benevoles.ca/index.php?MenuItemID=356

Ressource sur l’engagement social : https://benevoles.ca/index.php?MenuItemID=359

Oeuvres de bienfaisance : https://www.legal-info-legale.nb.ca/fr/charities

Organismes sans but lucratif : https://www.legal-info-legale.nb.ca/fr/non_profits

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Annexe N^o 3 - Règlements administratifs - Gestion interne 

Le bureau de direction est l’organe dirigeant permanent de l’organisme. 

Il se compose habituellement d’une présidence, d’une vice-présidence, d’un secrétariat et d’une trésorerie ;

La présidence convoque et préside les assemblées, les réunions du conseil d’administration et les réunions du bureau de direction ;

La présidence est le porte-parole officiel de l’organisme.

La vice-présidence remplit les fonctions de la présidence en cas d’absence.  Elle doit être prête à s’acquitter de ces responsabilités au pied levé. 

Le secrétaire ou la secrétaire est responsable de la conservation de tous les procès-verbaux, des livres et des archives de l'organisme.

Le trésorier ou la trésorière voit à la tenue des livres de l’organisme et à la présentation de toutes les activités financières de l’organisme.

Le bureau de direction peut choisir de déléguer certaines responsabilités. 

Cependant, les administrateurs demeurent ultimement liés à ces responsabilités.

Les responsabilités de la présidence ;

Les responsabilités de la vice-présidence ;

Les responsabilités du secrétariat ;

Les responsabilités de la trésorerie ;

La présidence :

Convoque et préside les assemblées, les réunions du conseil d’administration et les réunions du bureau de direction ;

Est le porte-parole officiel de l’organisme ;                                                                               

Veille de façon générale à la bonne administration de l’organisme ;

Assigne les différents dossiers aux membres du conseil d’administration, s’il y a lieu ;Lorsque la communauté est représentée au sein du conseil d’administration, les besoins, les préoccupations et les possibilités de services de la communauté sont pris en compte. En contrepartie, la communauté est en mesure d’appuyer la mission de l’organisme. De bonnes relations avec les instances gouvernementales sont également importantes. Elles permettent en effet au conseil d’administration de proposer des changements de législation et de réglementation favorisant les intérêts de l’organisme ou encore d’empêcher une législation qui aurait des effets néfastes sur la mission de l’organisme.  Un organisme doit s’efforcer d’assurer des services de haute qualité. Pour ce faire, il doit :

• Chercher à améliorer la qualité des services offerts ;
• Surveiller la qualité des services par le biais d’évaluations de la satisfaction ou autres ;
• S’assurer que les services reflètent les besoins de la communauté.

Le conseil d’administration est en mesure de prendre des décisions éclairées lorsqu’il :

• Recrute et choisit des membres ayant des compétences diversifiées et utiles à l’association ;
• Offre une formation aux membres du conseil d’administration, notamment sur les rôles et les responsabilités ;
• Tient des réunions organisées et bien menées ;
• Évalue sa performance et apporte des correctifs nécessaires, le cas échéant. 

Accepte de travailler pour un organisme parce qu'il croit en ses buts et objectifs ;

Accepte d’agir comme administrateur parce que ce travail lui permet d’acquérir des compétences autres que celles exigées dans son travail non rémunéré ;

A envie de servir le public ;

Peut consacrer le temps nécessaire à la bonne marche de l’organisme ;

Connaît ses forces et ses faiblesses ;

Connaît les statuts et règlements de l’organisme ;   

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Annexe N^o 4 - Règlements administratifs - Gestion interne 

Le rôle d’un conseil d’administration

Le bénévolat et la participation, des bénévoles canadiens occupent des postes au sein de conseils d’administration et de comités ; 

Le premier rôle du conseil d’administration est de gérer les affaires de l’organisme au nom de ses membres. Pour ce faire, il doit entre autres ; 

Voir au respect des lois qui gouvernent les organismes incorporés, le cas échéant, en particulier les statuts et règlements de l’organisme ;

Respecter le mandat conféré et les résolutions adoptées par l’assemblée générale ;

Prendre les décisions utiles à la bonne marche de l’organisme ;

Veiller à la mise en œuvre des activités de l’organisme ;

Embaucher l’employé principal de l’organisme ;

Accepter ou exclure les membres.

Les responsabilités d’un conseil d’administration ;

Le conseil d’administration assume six principales responsabilités :

La planification stratégique ;

Le développement de l’organisme ;

La gestion financière de l’organisme ;

Les relations externes ;

La prestation de services de qualité ;

Le bon fonctionnement du conseil ;

Le plan stratégique, découlant de la planification, s’étale normalement sur une période de trois à cinq ans et il inclut les éléments suivants :

L’analyse des contextes intérieur et extérieur ;

L’analyse des facteurs favorables ou défavorables ;

L’analyse des points forts et des points faibles de l’association ;

L’identification de stratégies et de programmes respectant la mission de l’association ; Le développement de l’organisme dépend largement des facteurs suivants :

Permettre la réinsertion sociale

Améliorer le niveau et la qualité de vie des personnes qui ne sont pas en mesure de faire partie de la population active pour une raison ou une autre.  

Personnes de faible revenue

Aide à la réhabilitation

Personnes en situation de pauvreté, placées sous garde en établissement ou hospitalisées, en centre de détention, hébergées en résidence d’accueil et autres types d’établissements publics

Notre objectif de réinsertion sociale est de soutenir les personnes souffrant de stress causé par le travail, permettre aux personnes à faible revenu, en situation de pauvreté et les personnes placées sous garde en établissement de retrouver leur autonomie par l'accès à des services et des programmes de soutien et d'entraide. Ceux-ci comprennent notamment des sessions d’information, des conférences, des ateliers, des groupes de discussion et du counseling.

Ces services et ces programmes permettront la réinsertion sociale, de retrouver une autonomie, de répondre à des besoins de formation et d’accompagnement de personnes en sérieuses difficultés dans un objectif de réhabilitation.

Le Répit du travailleur offre la possibilité d'acquérir de l'expérience de travail et d'améliorer les compétences dans son domaine d'étude.                                                                                           

No : 450040-7 Dossier : 81097 0624 RR0001 Registre corporatif NB : 666 756

 

Notre programme de bénévoles vise plusieurs objectifs :

Enrichir l'expérience bénévole afin de créer un avenir meilleur pour nos collectivités. Inciter nos membres à donner le meilleur d’eux-mêmes pour une expérience bénévole qui produira des résultats supérieurs de façon soutenue.

Cela est favorisé par la création d’un milieu de travail qui procure une qualité de vie professionnelle très satisfaisante pour l’ensemble du personnel. 

De tels programmes contribuent de façon significative au volet économique du pays et répondent aux besoins de nombreuses collectivités.

Nous acceptons les contributions volontaires ou dons à l’adresse suivante :

Si vous avez des commentaires, n'hésitez pas à communiquer avec nous ou veuillez faire parvenir vos dons, chèques ou mandats à l'adresse postale ci-dessous.

Nous vous ferons parvenir un reçu officiel aux fins d’impôt par la poste au nom de l’Agence du revenu du Canada - canada.ca/organismes-bienfaisance-dons ou https://www.canadahelps.org/fr/

Toute forme de collaboration est la bienvenue!

Les activités se poursuivent dans tout le Canada. 

Alain Dubé Président coordonnateur

Courriel: repit.travailleur@gmail.com

Email: workersrest@gmail.com

Inscription disponible au

Site web https://repittravailleur.blogspot.com/

Web site https://workerrespite.blogspot.com/

Tél: 418-805-6607 (boîte vocale)

Adresse Postale

Répit du travailleur 

580, rue Saint-Jean App13

Québec, Québec G1R 1P6